Digitale Prozesse, DMS

 

Dokumenten-Managementsystem:

Mit unserem Dokumenten-Managementsystem können Dokumente digitalisiert, prozessorientiert verknüpft und logikbasiert archiviert werden.

So verbessert unser DMS die Qualität und Effizienz Ihrer gesamten Geschäftsprozesse, um Aktivitäten, Daten und Dokumente bedarfsgerecht zu steuern.

 

 

 

 

 

 

 

Elektronischer Rechnungslauf:

Unser elektronischer Rechnungslauf beginnt mit dem Scannen postalisch eingegangener Rechnungen. Im ERP-System wird das Dokument automatisch zur weiteren Bearbeitung angelegt und im DMS ein elektronischer Begleitzettel erfasst und gepflegt. Dort werden Angaben zu den Bearbeitenden, Zeitangaben der Erledigung einzelner Umlaufschritte sowie Rechnungsmerkmale gespeichert.

 

 

 

 

 

AuftragsPortal:

Mit unserem AuftragsPortal können Wohnungsunternehmen und deren Vertragspartner die komplette Abwicklung von der Auftragsvergabe über die -annahme bis zur Rechnungsstellung online durchführen. Die Bearbeitung wird transparenter und effizienter, Fehlerquellen werden reduziert und Durchlaufzeiten verkürzt. Neben größerer Kontrollmöglichkeiten wird die Kommunikation mit Mietern und Handwerkern verbessert, und durch bessere Vertragskonditionen werden Zusatzerlöse erwirtschaftet.

 

 

 

 

 

Verkehrssicherungspflichten:

Verkehrssicherungspflichten ist eine webbasierte Lösung, um gesetzlich vorgeschriebene Kontrollen und Prüfungen mit Hilfe eines Tablets mobil durchzuführen und zu dokumentieren. Jede geplante Begehung von Gebäuden, Außenanlagen ist im System als revisionssicherer Vorgang hinterlegt. Die nach Begehungen auf Basis von Checklisten erstellten Protokolle werden automatisch an den zuständigen Mitarbeiter im Wohnungsunternehmen gesendet, elektronisch aufbewahrt und stehen jederzeit zur Verfügung.

 

 

 

 

 

Mobile Auftragsvergabe:

Unsere mobile Auftragsvergabe macht die Erteilung von Aufträgen und deren Nachverfolgung zur Auftragsabwicklung einfach und komfortabel. Bei der Rundum-Kommunikation zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer geht es um Aufgaben, die zum täglichen Geschäft aller Wohnungsunternehmen gehören, wie Instandhaltung, Sanierung und die Beseitigung von Mängeln. Alle relevanten Daten und Informationen rund um Auftrag, Kosten und (erbrachte) Leistungen stehen beiden Seiten zur Verfügung.

 

 

 

Mobile Wohnungsabnahme:

Mobile Wohnungsabnahme und -übergabe steht für eine IT-Lösung, die Außendienstmitarbeiter bei Wohnungsabnahmen bzw. Wohnungsübergaben und Instandhaltungsmaßnahmen online unterstützt. Dabei kommen Anwendungen auf Tablets zum Einsatz. Die Ergebnisse der gemeinsamen Wohnungsbegehung werden in der mobilen Anwendung aufgenommen und als Protokoll gespeichert.